Oltre il 43% del tempo dei manager è sprecato in task ripetitivi e senza dati. Il report Factorial rivela criticità e soluzioni per l’efficienza
Oltre il 43% o del tempo lavorativo di ogni manager è ancora dedicato a compiti manuali e ripetitivi − e spesso ci si deve affidare all’intuito, piuttosto che ai dati. Inoltre, manca il tempo necessario a creare relazioni forti con i propri team. Queste sono le criticità emerse dal report Vita da manager realizzato da Factorial.
Quali sono le difficoltà con cui deve misurarsi quotidianamente un manager? Come è possibile affrontarle, e superarle, guadagnando in efficienza e in qualità della vita? Per rispondere a queste domande, Factorial, leader nelle soluzioni innovative per le risorse umane, ha intervistato mille manager tra Spagna, Italia, Germania e Portogallo. Il risultato è stato il report Vita da manager, da cui emerge che «i leader devono dedicarsi alla burocrazia, invece che a fare la differenza», considerando che più del 43% del tempo lavorativo di ogni manager è dedicato a svolgere compiti manuali e ripetitivi.
Highlights del report. Il 73% dei manager intervistati è convito che ridurre i task ripetitivi e il lavoro manuale migliorerebbe significativamente la loro produttività; il 43% pensa che la propria azienda abbia perso soldi a causa dell’utilizzo di dati non corretti o non aggiornati. Inoltre, l’82% crede che il proprio carico di lavoro impedisca di costruire una relazione solida con il team ed è convinzione diffusa che, ogni settimana, si potrebbero risparmiare più di sette ore e mezza se i processi operativi, finanziari ed HR fossero centralizzati in un’unica piattaforma.
Intuito vs. numeri. In Europa, l’80% dei manager intervistati ha affermato di affidarsi spesso più al proprio intuito che ai dati. Non tanto per scelta personale, quanto per necessità. Una cultura aziendale data-driven è fondamentale tanto per la crescita delle aziende quanto a rendere più efficiente il lavoro dei manager. Fornire dati centralizzati, in tempo reale, semplici da consultare per chi deve prendere le decisioni, rende più efficiente l’intero sistema produttivo.
Trasformare i numeri in impatto è uno degli obiettivi dell’attività di Factorial, che per affrontare questa sfida ha approntato le soluzioni Finance e Project Management, in grado di fornire ai manager tutte le informazioni necessarie in un unico posto, facilmente accessibile e consultabile.
Questo rende anche più efficiente l’organizzazione del lavoro, altro tema sensibile emerso dal report: infatti, una parte significativa dei progetti fallisce a causa di una scarsa organizzazione interna. In Spagna lo segnala il 47% dei manager, in Portogallo e in Italia oltre il 40%, mentre in Germania il 32 %.
Unificare i processi. Per un’organizzazione efficiente del lavoro è necessaria l’integrazione tra i sistemi e gli strumenti di lavoro. Dal report, emerge che chi gestisce un team, in media, utilizza quattro strumenti diversi al giorno per organizzare il proprio lavoro. E nella maggior parte dei casi, questi strumenti non sono connessi tra loro.
Questo comporta una perdita di efficienza. Il risultato, in Italia, sono nove ore perse ogni settimana in task operativi, che diventano otto in Spagna e sette negli altri paesi. In pratica, quasi un quarto delle 40 ore lavorative settimanali viene sprecato dalle aziende senza portare a risultati tangibili. La richiesta dei manager è chiara e condivisa: più centralizzazione dei processi e più automazione del lavoro.
Tema, quest’ultimo, da sempre caro a Factorial, che offre un software di gestione aziendale in grado di connettere tutto ciò che serve alla gestione del team. In questo modo, si automatizzano le attività ripetitive − dalla selezione del personale, alla gestione delle ferie − e si può accedere a dati chiari e affidabili su cui basare le proprie decisioni. Inoltre, il tempo risparmiato può essere dedicato alla gestione dei propri team, altro tema emerso prepotentemente dal report.
La gestione del team. L’82% dei manager ritiene che carichi eccessivi di lavoro impediscano di creare relazioni forti e significative con i propri team – con tutte le conseguenze che questo comporta sulla produttività.
È emerso che quasi un manager su due si è accorto troppo tardi che un membro del suo team non fosse soddisfatto (lo ammettono soprattutto i manager spagnoli, 58%; seguiti da quelli italiani e tedeschi, al 50%). E, dato ancor più significativo: il 39% dei manager, in tutti i mercati, ha già perso almeno uno dei suoi talenti perché non è stato in grado di intervenire al momento opportuno.
La situazione in Italia. Il focus sulla situazione italiana ci racconta che il 67% degli intervistati pensa che ridurre i compiti ripetitivi e il lavoro manuale migliorerebbe significativamente la loro produttività. Anche a livello nazionale, è molto alta la preoccupazione relativa alla gestione dei team: ben l’89% pensa che carichi eccessivi di lavoro portino a trascurarla − ed è convinzione diffusa che si potrebbero risparmiare almeno 9 ore di lavoro a settimana con un’organizzazione più efficiente dei processi.
Le attività che portano via più tempo ai manager, in Italia, sono la gestione del budget, il monitoraggio di risultati e performance e l’organizzazione dei carichi di lavoro del team. Tutti compiti che potrebbero essere facilmente automatizzati e che potrebbero diventare molto più efficienti se costruiti su una base di dati solidi e affidabili.
Inoltre, come sottolinea Factorial, fare supposizioni non è solo un rischio finanziario per le aziende, ma può comportare anche conseguenze legali. Dal 1° gennaio 2025, la nuova Legge di Bilancio italiana (legge n. 207/2024) introduce l’obbligo di tracciabilità per i rimborsi spese dei dipendenti. Questa modifica richiede un tracciamento digitale dei pagamenti per garantire la compliance e i benefici fiscali. A questa necessità, Factorial risponde con una soluzione di gestione delle spese supportata da carte prepagate aziendali, con un monitoraggio automatico delle uscite, che permette di categorizzarle e validarle in tempo reale.
Meno attività manuali, più efficienza. Dalle conclusioni del report emerge che i manager concordano su quella che potrebbe essere la soluzione più efficiente ai loro problemi: ridurre le attività manuali non solo permetterebbe loro di aumentare la propria efficienza (lo afferma il 67% ), ma anche di essere più felici (secondo il 73% di loro). «I feedback dalle exit-interviews non offrono soluzioni, ma ci danno indizi. Indizi per iniziare a porci le domande giuste e testare ipotesi – spiega Jordi Romero, il CEO di Factorial –. La tecnologia non definisce la strategia: fornisce ai manager tutte le informazioni necessarie per costruirla in autonomia».
